Dicas para otimizar o seu tempo

Organizar-se é a base para fazer tudo o que deseja

POR REDAÇÃO - PUBLICADO EM 31/07/2009

Muita gente reclama da falta de habilidade para monitorar o seu tempo de modo eficaz. Seguindo essas dicas você terá mais facilidade em lidar melhor com o tempo.

Escreva as suas metas de curto prazo, médio prazo e as de longo prazo. Use as suas metas de curto prazo como a sua agenda diária, revendo-a toda a tarde e marcando as que foram completadas e o que ainda precisa ser feito. Suas metas de longo prazo deveriam ser desmembradas em tarefas mais curtas e possíveis, para que elas possam ser incluídas como parte do seu diário de metas de curto prazo

Use um sistema de marcação de pontos, como A, B e C. Na medida em que você for completando suas "coisas a fazer", dê uma nota de prioridade a cada uma delas. Você vai saber número piscar de olhos, quais as tarefas mais importantes e que devem ser completadas primeiro.

Peça um tempo para refletir sobre qualquer pedido novo que demande seu tempo
Aprenda a dizer "não" para pedidos que não se encaixem dentro da sua planilha ou para aqueles pedidos onde você aha que não será capaz de dedicar a atenção necessária.

Trabalhe nas tarefas que você não queira fazer primeiro
Muitas pessoas acreditam que completando logo as tarefas mais chatas e desagradáveis, sentir-se-ão motivadas a completar mais tarefas ao longo do dia.

Use tecnologia pra te lembrar de eventos importantes
Use alarme do celular, calendários online para ajudar você a se lembrar de tarefas a completar ou de lugares que você precisa ir.

Desligue o seu celular ou telefone de casa
Se você estiver no meio de uma tarefa a ser completada, para evitar interrupções. Você pode ouvir as mensagens mais tarde e retornar as ligações quando for mais conveniente pra você.

Reserve um tempo para você responder emails e retornar ligações, evitando assim interrupções em sua linha de raciocínio e concentração ao longo do dia.

Diminua a velocidade para ter certeza de que a tarefa será completada de modo correto da primeira vez. Repetir esforços não só é frustrante, como toma o dobro do seu tempo. Mesmo que uma tarefa esteja levando mais tempo do que você imaginou, é importante terminá-la corretamente da primeira vez.

Use um marcador de tempo (cronômetro) para mantê-lo no caminho certo.
Isso ajuda se a pessoa tende ao hiperfoco nas tarefas com perda do controle do tempo. Acionar o cronômetro quando você tiver que mudar para a próxima tarefa pode ajudá-lo a manter-se no tempo.

Faça uma pausa e se exercite por alguns minutos, mesmo se o local de trabalho for estressante. Essa pequena pausa o ajudará a clarear a sua mente e lhe permitirá a ter um melhor foco.

Tenha a rotina de deletar emails desnecessários
Guardar emails que você não vai mais precisar pode te confundir e te deixar lento ou fazer com que você não comece a responder os emails necessários. Se você não sentir-se pronto para deletar emails, faça uma nova pasta e os arquive ali, de modo que você possa acessar rapidamente os novos emails.

Divida projetos extensos em pequenas tarefas e trabalhe com o objetivo de completá-los um de cada vez, para não ficar desgastado por conta de uma tarefa complexa e tediosa.

Conheça o seu próprio relógio interno
Saiba quando você trabalha melhor. Se você for mais produtivo na parte da manhã se programe para completar suas tarefas mais difíceis nesse horário.

Procure maneiras de se distrair seja o que estiver fazendo. Achando algo divertido ou curioso em cada tarefa, você fará um trabalho melhor e mais rápido.

Repare no que você está fazendo agora de modo a você poder fazer mudanças e melhorar o modo como você gerencia o seu tempo. Se você está procrastinando, avalie a situação e reflita no que você está evitando. Uma vez você consiga chegar a um acordo, você será capaz de dar conta da tarefa mais facilmente.

Guarde pequenas tarefas com você para serem feitas enquanto você estiver aguardando numa fila, ou esperando por alguém.

Estabeleça data final pra você mesmo para os projetos e trabalhos que estejam dentro do período.

Acredite no seu julgamento
Pensamentos e críticas posteriores podem gastar o seu precioso tempo.

Programe seus dias de modo que tarefas rotineiras sejam terminadas no mesmo horário, todos os dias. Você achará que elas ficam mais rápidas na medida em que você ficar mais familiarizado com elas e aí poder operá-las bem mais rápido nas tarefas de rotina.

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